Bakanlık merkez ve merkez dışı harcama birimlerine yapılan şartsız bağışlar için ise; bağış yapan kişi veya kuruluşun bağışlamak istediği taşınır malları belirtilen yazı ile bağış yapacağı birime başvurması üzerine, harcama birimine katkı anlamına gelen kurum bütçesine bakım, onarım ve işletme giderleri yönünden ilave yük getirmeyeceği ve kurum hizmetlerinin hukuka uygun yürütülmesini etkilemeyeceği düşünülen taşınırların, harcama yetkililerin uygun görmesi halinde kamu hizmetine tahsis edilmek üzere Taşınır Mal Yönetmeliğinin 16 ncı maddesi gereğince harcama birimi ve ilgili muhasebe birimi kayıtlarına alınması gerekmektedir.
Söz konusu taşınırların nerede ve ne şekilde kullanılacağının takdiri ile bağış olarak verilmek istenen taşınırların harcama birimi bütçesine bakım ve onarım yönünden ilave yük getirip getirmeyeceği ilgili harcama birimi teknik personeli tarafından kontrol edilerek kullanıma uygun bulunması halinde kamu hizmetine tahsis edilmek üzere 5018 sayılı Kanunun 40 ıncı maddesi uyarınca bağış olarak kabulünün harcama yetkilisince değerlendirilerek kayıtlara alınması gerekmektedir.
- Devralmak isteyen harcama biriminin, devredecek harcama biriminden taşınır malzeme talebini içeren yazı
- Devredecek birimin, bu talebe istinaden devretmek istediği taşınırlarını liste halinde miktar ve tutarlarıyla kaydedildiği Taşınır Devir Protokolü (Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkındaki Tebliğde belirtilen limitleri aşması halinde) Üst Yönetici Olarak Strateji Geliştirme Başkanı tarafından imzalanacaktır.
- Söz konusu taşınırların nasıl ihtiyaç fazlası olduğunu açıklayıcı ve devrin uygun olacağının harcama yetkilisince onaylanmış komisyon kararı.
Üst yazı ekinde Başkanlığımıza gönderildikten sonra Başkanlığımızca
Devre ilişkin üst yöneticiden şartlı onay alınacak ve ekinde (08/09/2007 tarihli ve 26637 sayılı R.G.) Taşınır Mal Yönetmeliği I Sayılı Genel Tebliğ gereğince her iki kurumun Üst Yöneticileri tarafından imzalanması gereken protokol düzenlenerek harcama biriminize gönderilecektir.
Not: Belirlenen limitler Kuruluş Merkezlerinde ve Büyükşehir Belediyesi bulunan illerde 3 kat olarak uygulanır.
1) Devralmak isteyen harcama biriminin, devredecek harcama biriminden taşınır malzeme talebini içeren yazı
2) Kurum içinde devir protokolü yoktur. Aynı kamu idaresinin harcama birimleri arasında devir işlemleri söz konusu Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkındaki Tebliğde belirtilen limitleri aşması halinde, taşınırları devralmak isteyen harcama biriminin yazılı talebi ve devredecek birimin harcama yetkilisinin uygun görüşü alınmak suretiyle yapılacaktır.
3) Söz konusu taşınırların nasıl ihtiyaç fazlası olduğunu açıklayıcı ve devrin uygun olacağının harcama yetkilisince imzalanmış karar/tutanak.
Not: Belirlenen limitler Kuruluş Merkezlerinde ve Büyükşehir Belediyesi bulunan illerde 3 kat olarak uygulanır.
Ancak, ekonomik ömrünü doldurmuş olan taşıtların kayıtlardan düşümü için taşınırların kayıtlardan çıkarılmasında harcama yetkilisi ile üst yöneticiye ait parasal sınırların düzenlendiği 2013/1 sayılı Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkında Genel Tebliğde belirtilen limitler dikkate alınmaksızın, 237 sayılı Taşıt Kanununun 13 üncü maddesinin 2 nci fıkrasına göre “taşıt muayene ve kontrol raporunun” düzenlenerek taşıtların edinme ve tahsis işlemlerinden sorumlu olan Bakanlığımız Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından, Cezaevleri için araç düşüm işlemleri ise Ceza ve Tevkifevleri Genel Müdürülüğü tarafından yapılmaktadır.
18 Ocak 2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliğinin 28 inci maddesi gereğince ekonomik ömrünü tamamlamış veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gereken taşınırların hurdaya ayırma işlemlerinde; harcama yetkilisince belirlenecek hurdaya ayırma komisyonu, taşınırların hurdaya ayrılmasına konu belge ve bilgileri (hurdaya ayrılacak malzemenin durumunu gösterir işin uzmanınca düzenlenecek rapor, tutanak) içeren gerekçeli kararını ve Yönetmelik ekindeki örneğe uygun olarak (TMY Örnek No:10) komisyonca düzenlenecek “kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı”nın taşınırların kayıttan düşümünü sağlamak üzere harcama yetkilisinin onayına sunulması gerekmektedir.
Düşüm İçin Gerekli Belgeler:
- Hurdaya Ayırma Komisyon Kararı
- Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı
- Bilirkişi Raporu (malzemenin niçin hurdaya ayrıldığına dair hurdaya ayrılacak malzemenin durumunu gösterir işin uzmanınca düzenlenecek tutanak, rapor.)
TAŞINIR MAL YÖNETMELİĞİ 28. MADDE
4) (Değişik: 14/3/2016-2016/8646 K.) Hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlar harcama yetkilisinin onayı ile kayıtlardan çıkarılır.
Sayım Fazlası Giriş Yapılması Halinde
Yapılan sayım sonucunda fazla bulunan taşınırlar, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara
alınır. Sayım fazlası taşınırların giriş kaydedilmesinde; söz konusu taşınırla aynı nitelikte son bir yıl içinde girişi yapılan taşınır varsa bu değer, aksi halde değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek değer esas alınır.
Not:
Niçin sehven fazladan giriş yapıldığını belirtir tutanak
Eğer tanımlı olan e-posta adresi yanlışsa bu durumda sorununuzu bağlı bulunduğunuz saymanlığa ( Malmüdürlüğü , Muhasebe Müdürlüğü gibi) belirterek UYGULAMA Destek Hattı‘ndan “TC Kimlik Numarası ve doğru e-posta adresi” nizin içinde bilgi olarak bulunan bir çağrı açmasını sağlayınız.
Tanımlı olan e-posta adresi yanlışsa bu durumda sorununuzu bağlı bulunduğunuz saymanlığa ( Malmüdürlüğü , Muhasebe Müdürlüğü gibi) belirterek UYGULAMA Destek Hattı‘ndan “TC Kimlik Numarası ve doğru e-posta adresi” nizin içinde bilgi olarak bulunan bir çağrı açmasını sağlayınız.
Envanter girişleri kayıtlı değerler üzerinden yapılmaktadır. Yani KDV eklenmiş değerleri esas alarak TKYS'ye giriş yapmak gerekir. Eğer yuvarlamadan kaynaklı kuruş farkları oluşursa kuruş farkları cetvelini hazırlanıp muhasebe birimine gönderilir. TKYS=Muhasebe eşitliğini sağlanır.
Sayım Noksanı Giriş Yapılması
Tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır.
TİF eğer muhasebe işlemine tabi değilse bu buton pasif çıkmaktadır. Bu durum da 2 şekilde karşımıza çıkmaktadır:
- Ambarlar arası devir işleminde çıkış TİFi düzenlendiğinde giriş TİFi otomatik oluşur.Aynı harcama biriminin ambarları arasındaki taşınır devirlerinde düzenlenen Taşınır İşlem Fişi muhasebe birimine gönderilmez.Bu nedenle TKYS’de «Muhasebe İşlemine Tabi Değildir» uyarısı çıkar.
a) Ayrıca aynı muhasebe biriminden hizmet alan farklı harcama birimlerinde devretme TİFi oluşturulduğunda devralma TİFi onaysız şekilde otomatik olarak oluşur.Ambar güncelleme yapılmadan sistem devralma TİFinin onaylanmasına izin vermez.TİFi sadece devralan taraf HYSye gönderir ve devreden tarafın ekranında “Muhasebe İşlemine Tabi Değildir” uyarısı çıkar.
NOT: Bu iki durum olmamasına rağmen hala HYS’ye gönderme butonu aktif değilse TİFi oluşturan ve onaylayan kişi tarafından işlem yapılmıyor demektir. Kurumdan ayrılan personelin fişleri, personelin kullanıcısı iptal edildiği yada rolleri silindiği takdirde aktif kullanıcı tarafından onaylanabilmekte ve HYS’ye gönderilebilmektedir. Eğer kişi kurumdan ayrılmasına rağmen rolü silinmediyse başka kullanıcı TİFiHYS’ye gönderemez bu nedenle yapılması gereken işlem yetkinin silinmesi için bağlı olunan muhasebe birimine başvurmaktır.
Sayım Ve Yıl Sonu İşlemleri
Kamu Harcama ve Muhasebe Sistemi (KBS) üzerinde oluşturulan Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) ;
Sayım Tutanağı Oluştur : Ne kadar ambar varsa bu buton tıklanarak gerekli sayım yapılır.Eğer bu sayım yapılmadan yıl sonu işlemlerini bitir butonu tıklanırsa sistem uyarı verecek ve bu ambarların sayımı bitmeden yıl sonu işlemleri bitirilemeyecektir.
1-Sayım sonucunda ilgili ambarla ilgili herhangi bir giriş (satın alma, envanter.bağış vs.) veya çıkış işlemi tamamlanmadıysa sayım işlemi bitirilmek istendiğinde sistem uyarı vererek bu işlemler tamamlanmadan sayım işlemini bitirmeyecektir.Bu nedenle giriş/çıkış işlemlerinde bırakılan onaysız fiş ya işlemi onaylanmalı yada herhangi bir hata sonucunda oluşmuşsa silinmelidir.En son sayım bitirilmek istendiğinde ekran üstünde bulunan Sayım Miktarını Otomatik Tamamla butonu tıklanarak Kaydedilir ve yine ekran üstünde bulunan Sayım Tutanağını Sonlandır tıklanarak işlem tamamlanır.
2- Sayım sırasında yıl içinde oluşmuş sayım noksanı veya sayım fazlası ile karşılaşılırsa; ekranın üst sol tarafında bulunan Kaydet butonu tıklanıp ikinci işlem olan aynı ekran üzerinde bulunan sağ üst taraftaki sayım tutanağını sonlandır butonu tıklanır ve otomatik olarak sistem sayım fazlası işlemlerin yapılması için Kayıt Kontrol Yetkilisini yönlendirmiş olur.
- Sayım Fazlası :Fazla olarak ortaya çıkan taşınırın sistem üzerinde birim fiyatı girilir ve ekranın sağ üst tarafında bulunan Tif Oluştur butonu tıklanır.Bu oluşturulan sayım fazlası fişler onaylı oluşacağı için sonrasında herhangi bir düzenleme yapılamayacaktır. Bundan dolayı sayım yapılırken gerekli özenin gösterilmesi gerekmektedir.
- Sayım Noksanı : Yapılan sayım sonucunda taşınırın eksik çıkması durumunda ise Sayım ve Yıl Sonu linkinde bulunan butonlardan Sayım Noksanı tıklanarak; ekran üzerinde bulunan Kayıtan Düşme Nedeni belirlenir ve bu malzeme demirbaşsa yapılan kayıtlardan sicili belirlenerek sicil numarasının atanması da yapılarak yine ekran üzerinde bulunan Kayıttan Düşme Teklif Onay tutunağı Harcama yetkilisine imzalatılarak TİF oluşturulur.
- Eğer sayımda herhangi bir sıkıntı yok ise Sayım Tutanağı Oluştur linki tıklanıp gerekli ambar seçimi yapılır ve ekranın üst kırılımlarında bulunan Sayım Miktarını Otomatik Tamamla butonu tıklanarak yine aynı bölümde bulunan Sayım Tutanağını Sonlandır tıklanarak işlem tamamlanmış olur.
- Sayım Tutanağı Listesi : Sayım Tutunağı Oluşturda ilgili ambarlarla işlemler yapılır. Tamamlanan ambarlarda bu sekme listelenir.
- Yıl Sonu İşlemlerini Bitir: işlemler tamamlanıp gerekli kontroller yapılınca bu butona basılmalıdır.Akabinde yeniden düzeltme yapılamayacaktır. Bundan dolayıdır ki; illaki yılın son günü işlemler bitirilmeli gibi düşünülmemelidir. Yeni yıla geçilmiş olsa bile yıl sonu işlemlerini bitir denmediği sürece giriş/ çıkış işlemlerini 31/12/20.. olarak atar.
Diğer önemli bir hususta sistem üzerinden Taşınır Raporları alınıp muhasebe ile karşılaştırılmadan ve doğruluğu tespit edilmeden yıl sonu işlemlerinin bitirilmemesidir.